Genehmigungsworkflows - Abwesenheiten und Zeitbuchungen

Richten Sie strukturierte Genehmigungsworkflows für Abwesenheiten, Urlaubsanträge, Krankenstände und Zeitbuchungen ein. Stellen Sie die Einhaltung von Vorgaben sicher, verbessern Sie die Planbarkeit und vereinfachen Sie Genehmigungsprozesse mit rollenbasierten Berechtigungen und automatischen Benachrichtigungen.

Tipp

Möchten Sie die Abwesenheitsverwaltung vereinfachen? Erfahren Sie, wie Ihnen die Funktionen zur Arbeitszeiterfassung von time cockpit helfen, Abwesenheiten, Überstunden und Arbeitszeitregelungen effizient zu verwalten.

Überblick

time cockpit unterstützt Genehmigungsworkflows für zwei Hauptbereiche:

1. Genehmigung von Abwesenheiten

Anträge auf Urlaub/Sonderurlaub
Zeitausgleich
Krankenstand (nachträgliche Genehmigung)

2. Genehmigung von Zeitbuchungen (individuelle Umsetzung)

Wöchentliche/monatliche Genehmigung der Zeitbuchungen
Genehmigung von Projektzeiten
Prüfung verrechenbarer Stunden

Genehmigungsworkflows bieten:

✅ Compliance und Nachvollziehbarkeit: Dokumentiert, wer was wann genehmigt hat
✅ Personalplanung: Überblick über anstehende Abwesenheiten vor der Genehmigung
✅ Verantwortlichkeit: Klare Zuständigkeit für Genehmigungen nach Rolle
✅ Automatische Benachrichtigungen: Automatische Hinweise auf offene Genehmigungen und Entscheidungen
✅ Transparenz im Team: Der Abwesenheitskalender zeigt dem ganzen Team genehmigte Abwesenheiten

Genehmigungsworkflow für Abwesenheiten

So funktioniert die Genehmigung von Abwesenheiten

Grundprinzip: Ist die Genehmigung von Abwesenheiten aktiviert, legen Mitarbeiter Abwesenheitsanträge (Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich) an, die in einer Liste offener Genehmigungen erscheinen, bis ein Abteilungsleiter oder HR-Administrator sie genehmigt oder ablehnt. Nach der Genehmigung erscheint die Abwesenheit im Abwesenheitskalender des Teams.

Ablauf des Workflows:

1. Employee creates absence request
     ↓
2. Department Lead receives notification
     ↓
3. Department Lead reviews in Absence Calendar (sees team conflicts)
     ↓
4. Department Lead approves or rejects
     ↓
5. Employee receives notification of decision
     ↓
6. Approved absence visible in team calendar

Genehmigung von Abwesenheiten aktivieren

Konfiguration in den Globalen Einstellungen:

Öffnen Sie die Globalen Einstellungen.
Aktivieren Sie die Genehmigung pro Abwesenheitsart:
- ☑ Enable Vacation Approval
- ☑ Enable Compensatory Time Off Approval
- ☑ Enable Sick Leave Approval (nachträgliche Genehmigung)
Klicken Sie auf Speichern.

Konfiguration pro Benutzer:

Nicht alle Mitarbeiter benötigen unbedingt eine Genehmigung (etwa Geschäftsführung oder Führungskräfte):

Öffnen Sie Benutzer → Benutzerdetails.
Öffnen Sie den Datensatz des Mitarbeiters.
Aktivieren oder deaktivieren Sie ☑ Abwesenheitsgenehmigung erforderlich.
Speichern Sie.

Ergebnis:

Benutzer mit erforderlicher Genehmigung: Abwesenheiten müssen genehmigt werden
Benutzer ohne erforderliche Genehmigung: Abwesenheiten werden automatisch genehmigt

Abgedeckte Abwesenheitsarten

Urlaub/Sonderurlaub

Jahresurlaub, Sonderurlaub (Hochzeit, Umzug usw.)
Häufigster Anwendungsfall für Genehmigungen
Erfordert Planung im Voraus

Zeitausgleich

Freizeit als Ausgleich für geleistete Überstunden
Die Genehmigung stellt sicher, dass der Saldo stimmt
Ähnlich wie der Genehmigungsprozess für Urlaub

Krankenstand

Nachträgliche Genehmigung (der Mitarbeiter ist bereits abwesend)
Die Genehmigung dokumentiert den Abwesenheitsgrund für Lohnverrechnung/HR
Je nach Richtlinie ist keine vorherige Genehmigung nötig

Wer Abwesenheiten genehmigen kann

Abteilungsleiter

Genehmigen Abwesenheiten der Mitarbeiter in ihrer Abteilung bzw. ihren Abteilungen
Können Abteilungsleiter mehrerer Abteilungen sein
Erhalten automatische Benachrichtigungen zu offenen Genehmigungen
Sehen die Abwesenheiten des Teams, um Konflikte zu erkennen

HR-Administratoren

Können Abwesenheiten im Namen der Abteilungsleiter genehmigen
Haben Zugriff auf alle Abteilungen (über den Filter „Alle Benutzer anzeigen“)
Übernehmen Genehmigungen, wenn Abteilungsleiter nicht verfügbar sind
Behandeln Ausnahmen im Genehmigungsworkflow

Normale Benutzer/Mitarbeiter

Können keine Abwesenheiten anderer genehmigen
Sehen nur den Genehmigungsstatus ihrer eigenen Abwesenheiten
Sehen die Abwesenheiten des Teams im Kalender (aus Datenschutzgründen ohne Abwesenheitsart)

Offene Genehmigungen anzeigen

Als Abteilungsleiter:

Öffnen Sie den Abwesenheitskalender.
Die Liste offener Genehmigungen erscheint über dem Kalender.
Sie zeigt die Abwesenheiten, die Ihre Genehmigung erfordern:
- Name des Mitarbeiters
- Abwesenheitsart (Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich)
- Beginn- und Enddatum
- Summe der beantragten Tage
Wählen Sie eine Zeile aus, um die Abwesenheit im Kalender darunter in einer Vorschau zu sehen.
Der Kalender springt zur besseren Einordnung automatisch zum Datum der Abwesenheit.

Alternative: Listenansicht

Öffnen Sie Benutzer → Urlaub (oder Krankenstand, Zeitausgleich).
Filtern Sie:
- Abteilung: Ihre Abteilung (gegebenenfalls automatisch)
- Genehmigt: False
Prüfen Sie die Liste der offenen Genehmigungen.

Als HR-Administrator:

Öffnen Sie den Abwesenheitskalender.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen ☑ Alle Benutzer anzeigen.
Filtern Sie optional nach:
- Abteilung: eine bestimmte Abteilung
- Benutzer: ein bestimmter Mitarbeiter
Sie sehen alle offenen Genehmigungen im gesamten Unternehmen.

Abwesenheiten genehmigen oder ablehnen

Einzelgenehmigung (Abwesenheitskalender):

Suchen Sie den Antrag in der Liste offener Genehmigungen.
Prüfen Sie den Kontext:
- Kontrollieren Sie im Kalender darunter, ob es Konflikte im Team gibt
- Prüfen Sie, ob der Mitarbeiter über ausreichend Resturlaub verfügt
- Berücksichtigen Sie Projekttermine und Vertretungen
Genehmigen:
- Klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche Approve (Spalte ganz rechts)
- Die Abwesenheit erscheint sofort im Kalender
- Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung über die Genehmigung
Ablehnen:
- Klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche Reject
- Geben Sie im Dialog einen Ablehnungsgrund an (Pflichtfeld)
- Die Abwesenheit wird gelöscht
- Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung über die Ablehnung mit dem Grund

Sammelgenehmigung (mehrere Anträge):

Öffnen Sie Benutzer → Urlaub.
Filtern Sie auf offene Genehmigungen (Genehmigt = False).
Wählen Sie mehrere Anträge aus (STRG+Klick).
Führen Sie in der Symbolleiste die Aktion Abwesenheit Genehmigen aus.
Alle ausgewählten Anträge werden gleichzeitig genehmigt.

Bearbeiten vor der Genehmigung:

Wenn die Termine angepasst werden müssen:

Öffnen Sie den Abwesenheitsantrag.
Besprechen Sie die Änderung mit dem Mitarbeiter (über einen Kommentar in der Benachrichtigung oder auf anderem Weg).
Der Mitarbeiter storniert den ursprünglichen Antrag und legt einen neuen an.
Oder: Sie bearbeiten die Termine direkt (sofern erlaubt) und genehmigen dann.

Sichtbarkeit im Abwesenheitskalender nach Rolle

Rolle	Sieht	Kann genehmigen	Angezeigte offene Genehmigungen
Zeiterfassungsbenutzer	Abwesenheiten der eigenen Abteilung (aus Datenschutzgründen ohne Abwesenheitsart)	❌ Nein	Nur eigene
Abteilungsleiter	Eigene Abteilung + Abteilungen, deren Leiter er ist	✅ Ja (eigene Abteilungen)	Eigene + Mitglieder der Abteilung
HR-Administrator	Alle Benutzer (mit dem Filter „Alle Benutzer anzeigen“)	✅ Ja (im Namen der Abteilungsleiter)	Alle (bei aktiviertem Filter)

Schutz der Privatsphäre: Normale Benutzer sehen, dass Kollegen abwesend sind, aber NICHT, ob es sich um Urlaub, Krankenstand oder Zeitausgleich handelt. Das verhindert eine Stigmatisierung von Krankenständen.

Automatische Benachrichtigungen

Wenn eine Abwesenheit angelegt wird:

Die Abteilungsleiter der Abteilung des antragstellenden Benutzers erhalten eine Benachrichtigung
Die Benachrichtigung erscheint unter dem Glockensymbol (Menü rechts oben)
Sie enthält: Name des Mitarbeiters, Termine und Art der Abwesenheit

Benachrichtigungen deaktivieren (pro Abteilungsleiter):

Öffnen Sie die Stammdaten der Abteilung.
Öffnen Sie den Datensatz der Abteilung.
Suchen Sie die Einstellungen des Abteilungsleiters.
Deaktivieren Sie ☑ Benachrichtigungen zur Abwesenheitsgenehmigung erhalten für diesen Abteilungsleiter.
Speichern Sie.

Wenn eine Abwesenheit genehmigt/abgelehnt wird:

Der antragstellende Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung
Die Benachrichtigung enthält:
- Entscheidung (genehmigt oder abgelehnt)
- Name der genehmigenden Person
- Zeitstempel
- Ablehnungsgrund (bei Ablehnung)
Benachrichtigungen zu genehmigten Abwesenheiten dienen als schriftliche Bestätigung
Abgelehnte Abwesenheiten werden automatisch gelöscht

Bereinigung der Benachrichtigungen:

Benachrichtigungen an Abteilungsleiter werden bei Genehmigung/Ablehnung automatisch gelöscht
Benachrichtigungen an Mitarbeiter über Genehmigungen können für die Unterlagen aufbewahrt werden

Typische Genehmigungsszenarien

Szenario 1: Mehrere Teammitglieder beantragen dieselben Tage

Schritte:

Prüfen Sie alle offenen Anträge auf Terminkonflikte.
Prüfen Sie die Kapazität des Teams:
- >70 % anwesend: meist machbar
- 50–70 % anwesend: schwierig
- <50 % anwesend: hohes Risiko, eine Begrenzung erwägen
Berücksichtigen Sie:
- das Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“
- Projekttermine und Zusagen
- die nötige Abdeckung von Fachkenntnissen
- Betriebszugehörigkeit oder besondere Umstände
Genehmigen Sie, was das Team verkraften kann.
Sprechen Sie mit den Mitarbeitern, die umplanen müssen.

Szenario 2: Kurzfristiger Urlaubsantrag

Zu berücksichtigende Richtlinien:

Legen Sie eine Vorlaufzeit fest (z. B. mindestens 2 Wochen)
Bewerten Sie die Auswirkungen auf Team und Projekte
Unterscheiden Sie Notfälle von mangelnder Planung

Entscheidung:

✓ Genehmigen, wenn: Vertretung verfügbar, kein kritischer Zeitraum
✗ Ablehnen, wenn: kritische Deadline, keine ausreichende Vertretung, Verstoß gegen Richtlinien
💬 Besprechen, wenn: Grenzfall, eventuell Terminanpassung nötig

Szenario 3: Nachträgliche Genehmigung eines Krankenstands

Ablauf:

Der Mitarbeiter kehrt aus dem Krankenstand zurück
Er legt einen Krankenstand für die vergangenen Tage an
Der Abteilungsleiter genehmigt nachträglich (dokumentiert die Abwesenheit)
Der Eintrag erscheint an den vergangenen Tagen im Kalender

Zweck:

Dokumentation für die Compliance
Korrekte Lohnverrechnung
Nicht blockierend (der Mitarbeiter war bereits abwesend)

Szenario 4: Kommunikation bei abgelehnten Anträgen

Bewährte Vorgehensweisen:

Geben Sie einen klaren, konkreten Ablehnungsgrund an.
Schlagen Sie nach Möglichkeit alternative Termine vor.
Führen Sie ein persönliches Gespräch (bei heiklen Fällen).
Dokumentieren Sie die Gründe für die Entscheidung (für mögliche Streitfälle).
Erklären Sie den geschäftlichen Hintergrund (Projekttermine, Lücken in der Vertretung).

Bestehende Abwesenheiten nach dem Aktivieren des Workflows

Wichtig: Wenn Sie den Genehmigungsworkflow zum ersten Mal aktivieren, erscheinen bestehende Abwesenheiten (auch vergangene Abwesenheiten, die vor der Aktivierung angelegt wurden) im Abwesenheitskalender als nicht genehmigt.

Erforderliche Schritte:

Öffnen Sie die Liste offener Genehmigungen.
Filtern Sie auf vergangene Abwesenheiten (Termine in der Vergangenheit).
Genehmigen Sie nachträglich alle berechtigten historischen Abwesenheiten.
Damit ist die Liste offener Genehmigungen bereinigt.

Warum: Das System kann nicht unterscheiden, ob Abwesenheiten vor oder nach der Aktivierung des Workflows angelegt wurden.

Genehmigungsworkflow für Zeitbuchungen (individuelle Umsetzung)

time cockpit bietet für Zeitbuchungen keine integrierte Genehmigung wie für Abwesenheiten, Sie können aber eigene Workflows umsetzen.

Ansätze für die Genehmigung von Zeitbuchungen

Ansatz 1: Manueller Prüfprozess

Ablauf:

Mitarbeiter markieren Zeitbuchungen als „Ready for Review“ (eigenes Kennzeichen)
Projektleiter/Abteilungsleiter prüfen die Einträge wöchentlich
Nach der Prüfung als „Approved“ markieren (eigenes Kennzeichen)
Der Abrechnungsadministrator verrechnet nur Einträge, die als „Approved“ markiert sind

Umsetzung:

Fügen Sie der Entität Timesheet ein eigenes boolesches Feld „Approved“ hinzu
Fügen Sie ein eigenes boolesches Feld „Ready for Review“ hinzu
Schulen Sie die Benutzer im Ablauf

Ansatz 2: Prüfung über Listen

Konfiguration:

Legen Sie eine gespeicherte Listenansicht „Timesheets Pending Approval“ an.
Filtern Sie:
- Projekt: Projekte des Managers
- Approved: False
- Zeitraum: diese Woche
Der Manager prüft die Liste wöchentlich.
Sammelgenehmigung über eine eigene Aktion oder durch manuelles Setzen des Kennzeichens.

Ansatz 3: Genehmigung über Aktionen

(Fortgeschritten – erfordert Scripting)

Legen Sie eine eigene Aktion „Submit Timesheet for Approval“ an:

Sperrt Zeitbuchungen (verhindert das Bearbeiten)
Benachrichtigt den Projektleiter
Setzt den Status auf „Pending Approval“

Legen Sie eine eigene Aktion „Approve Timesheet“ an:

Nur für Manager verfügbar
Setzt das Kennzeichen „Approved“
Benachrichtigt den Mitarbeiter
Die Einträge können danach verrechnet werden

Siehe: Scripting - Aktionen, Anpassung des Datenmodells

Anwendungsfälle für die Genehmigung von Zeitbuchungen

1. Prüfung verrechenbarer Stunden

Der Projektleiter prüft, ob die Stunden berechtigt und verrechenbar sind
Prüft die Beschreibungen auf kundentaugliche Inhalte
Stellt sicher, dass die richtigen Projekte/Tätigkeiten gewählt wurden
Verhindert zu hohe oder falsche Verrechnung

2. Einhaltung des Budgets

Der Manager prüft, ob Einträge die Budgets von Tätigkeiten/Projekten überschreiten
Markiert Budgetüberschreitungen zur Klärung
Leitet Zeiten auf die richtigen Budgetpositionen um

3. Korrekte Lohnverrechnung

Die Führungskraft prüft, ob Überstunden genehmigt sind
Bestätigt, dass die Arbeitszeitregelungen eingehalten wurden
Genehmigt vor dem Export für die Lohnverrechnung

4. Freigabe durch den Kunden

Manche Verträge erfordern eine Freigabe der Stunden durch den Kunden
Der Manager leitet genehmigte Zeitbuchungen an den Kunden weiter
Der Kunde gibt die Stunden vor der Rechnungslegung frei

Bewährte Vorgehensweisen für Genehmigungsworkflows

1. Klare Richtlinien festlegen

Dokumentieren Sie Richtlinien für:

✓ Vorlaufzeiten (Urlaub: 2 Wochen, Krankenstand: am selben Tag)
✓ Bearbeitungszeit für Genehmigungen (Führungskraft antwortet innerhalb von 24–48 Stunden)
✓ Einspruchsverfahren (abgelehnte Anträge können bei HR beeinsprucht werden)
✓ Sperrzeiten (kein Urlaub während des Geschäftsjahresabschlusses)
✓ Kapazitätsgrenzen (höchstens 30 % des Teams gleichzeitig abwesend)

Kommunizieren Sie die Richtlinien über:

Mitarbeiterhandbuch
Onboarding-Schulung
Schulung der Führungskräfte
Regelmäßige Erinnerungen

2. Bearbeitungszeiten für Genehmigungen festlegen

Erwartete Reaktionszeiten:

Routinemäßige Urlaubsanträge: 1–2 Werktage
Dringende Anträge: am selben Tag
Krankenstand (nachträglich): wöchentliche Sammelgenehmigung
Genehmigung von Zeitbuchungen: wöchentlich (vor dem Abrechnungszyklus)

Verfolgen Sie Kennzahlen:

Durchschnittliche Bearbeitungszeit
Überfällige Genehmigungen (>3 Tage offen)
Eskalationen an HR
Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem Genehmigungsprozess

3. Genehmigende Personen schulen

Die Schulung der Abteilungsleiter sollte abdecken:

Wie man offene Genehmigungen aufruft
Wie man den Abwesenheitskalender auf Konflikte prüft
Genehmigungskriterien und Richtlinien
Häufige Ablehnungsgründe
Wirkungsvolle Ablehnungskommentare
Abläufe für Sammelgenehmigungen
Umgang mit Benachrichtigungen

Auffrischungsschulungen:

Jährlich
Bei Änderungen der Richtlinien
Für neue Abteilungsleiter

4. Rückstau bei Genehmigungen überwachen

Wöchentliches Dashboard:

Anzahl offener Genehmigungen pro Abteilung
Älteste offene Genehmigung (Tage)
Genehmigende Personen mit >10 offenen Anträgen
Genehmigungsquote pro Abteilungsleiter (% genehmigt)

Auslöser für Eskalationen:

Offen >5 Tage → genehmigende Person benachrichtigen
Offen >10 Tage → an HR eskalieren
Genehmigende Person auf Urlaub → an Vertretung delegieren

5. Transparenz schaffen

Für Mitarbeiter:

Statusabfrage in Selbstbedienung (genehmigt/offen/abgelehnt)
Voraussichtliche Bearbeitungszeit
Ablehnungsgrund (Pflichtfeld)
Hinweise zum Einspruchsverfahren

Für Führungskräfte:

Zentrales Dashboard der offenen Genehmigungen
Abwesenheitskalender des Teams (genehmigte Abwesenheiten)
Vorschau auf anstehende Abwesenheiten (nächste 30/90 Tage)
Historische Genehmigungsmuster (für die Planung)

6. Ausnahmen souverän behandeln

Abwesenheiten in Notfällen:

Krankenstand am selben Tag eintragen lassen
Nachträgliche Genehmigung innerhalb von 24 Stunden
Flexible Richtlinie für Notfälle (Familie, Gesundheit usw.)

Delegieren von Genehmigungen:

Ist der Abteilungsleiter auf Urlaub, an eine Vertretung delegieren
HR-Administratoren können im Namen des Abteilungsleiters genehmigen
Delegation im System dokumentieren

Übersteuern von Richtlinien:

Geschäftsführung oder HR können Ablehnungen übersteuern (mit Dokumentation)
Nachvollziehbare Aufzeichnung aller Übersteuerungen
Übersteuerungen vierteljährlich prüfen, um Richtlinien anzupassen

Geschäftlicher Nutzen und ROI

Compliance und geringeres Risiko

Rechtliche Anforderungen:

Das Arbeitsrecht in der DACH-Region verlangt dokumentierte Abwesenheitsaufzeichnungen
Die Genehmigungshistorie erfüllt Prüfanforderungen
Vermeidet Strafen bei Verstößen (2.000–10.000 € pro Verstoß)

ROI-Beispiel: Eine einzige vermiedene Strafe von 5.000 € bezahlt time cockpit für ein kleines Team für mehr als 5 Jahre.

Personalplanung

Vorteile:

Abteilungsleiter sehen anstehende Abwesenheiten, bevor sie neue Anträge genehmigen
Verhindert Unterbesetzung
Reduziert kurzfristig benötigte externe Kräfte

ROI-Beispiel: Eine Abteilung mit 20 Personen vermeidet 3 kurzfristige Einsätze externer Kräfte pro Jahr (je 500 €/Tag) = 4.500 € Ersparnis pro Jahr

Schnellere Genehmigung

Zeitersparnis:

Genehmigung per E-Mail: durchschnittlich 3–7 Tage
Genehmigung in time cockpit: am selben oder nächsten Tag

ROI-Beispiel: 50 Mitarbeiter sparen 2–3 Stunden pro Jahr an Nachfragen zu Urlaubsanträgen = 100–150 gewonnene Stunden

Weniger Fehler in der Lohnverrechnung

Verbesserung:

Zentrale Abwesenheitsdaten ersetzen manuelle Tabellen
Reduziert Fehler in der Lohnverrechnung um 80–90 %

ROI-Beispiel: Ein Team mit 30 Personen vermeidet 5 Unstimmigkeiten in der Lohnverrechnung pro Jahr (je 4 Stunden Aufwand in HR/Finanzen) = 20 Stunden Ersparnis pro Jahr

Bessere Erfahrung für Mitarbeiter

Zufriedenheitsfaktoren:

Statusverfolgung in Echtzeit
Automatische Benachrichtigungen mit Gründen für Genehmigung/Ablehnung
Schriftliche Bestätigungen
Transparenter, einheitlicher Prozess

ROI-Beispiel: Eine bessere Urlaubsverwaltung trägt zur Mitarbeiterbindung bei. Wird die Fluktuation um 1 Mitarbeiter pro Jahr gesenkt (Wiederbesetzungskosten = 50–150 % eines Jahresgehalts), ergibt das 25.000–75.000 € Ersparnis

Bereitschaft für Prüfungen