Table of Contents

Office-365-Integration

Verbinden Sie time cockpit mit Ihrem Office-365-Konto, um Outlook-Termine und gesendete E-Mails direkt in Ihrem Zeiterfassungskalender anzuzeigen und so einen vollständigen Überblick über Ihren Arbeitstag zu erhalten.

Tipp

Möchten Sie Ihre Zeiterfassung vereinfachen? Die Office-365-Integration hilft Ihnen, Zeiten genauer zu erfassen, indem sie Ihren Kalender und Ihre E-Mails einbindet. Mehr über Integrationen für die Zeiterfassung.

Überblick

Die Office-365-Integration bringt Ihre Microsoft-365-Daten in time cockpit:

Kalendertermine:

  • Outlook-Termine neben Zeitbuchungen anzeigen
  • Termine mit einem Klick in verrechenbare Zeitbuchungen umwandeln
  • Besprechungen während der Zeiterfassung im Blick behalten

Gesendete E-Mails:

  • Gesendete E-Mails aus Outlook in Ihrem Kalender anzeigen
  • Kommunikation und Aktivitäten mit Kunden erkennen
  • Beim Anlegen von Zeitbuchungen auf E-Mail-Verläufe zurückgreifen

Vorteile:

  • ✅ Weniger manuelle Zeiterfassung (Termine in Zeitbuchungen umwandeln)
  • ✅ Höhere Genauigkeit (sehen, was Sie im Laufe des Tages tatsächlich getan haben)
  • ✅ Alle Aktivitäten erfassen (Besprechungen, E-Mails, konzentrierte Arbeit)
  • ✅ Kontext für die nachträgliche Zeiterfassung

Unterstützte Office-365-Dienste

Microsoft Outlook Online (webbasiert)

  • ✅ Kalendertermine
  • ✅ Gesendete E-Mails
  • ✅ OAuth-Authentifizierung

Microsoft Outlook Desktop (über die Office-365-Synchronisierung)

  • ✅ Kalendersynchronisierung über Office 365 online
  • ✅ E-Mail-Synchronisierung über Office 365 online

Voraussetzungen:

  • Aktives Office-365- bzw. Microsoft-365-Abonnement
  • Zugriff auf time cockpit im Webbrowser (web.timecockpit.com)
  • Anmeldedaten für Ihr Office-365-Konto
Hinweis

Die Integration verbindet sich mit den Office-365-Clouddiensten. Wenn Sie eine eigenständige Outlook-Installation ohne Office 365 verwenden, steht diese Integration nicht zur Verfügung.

Office-365-Integration konfigurieren

Schritt 1: Office-365-Funktionen aktivieren

  1. Öffnen Sie in time cockpit den Zeiterfassungskalender
  2. Klicken Sie auf Einstellungen (Zahnradsymbol oder Einstellungsschaltfläche)
  3. Aktivieren Sie die folgenden Optionen:
    • ☑ Office 365 Kalendereinträge anzeigen
    • ☑ Office 365 gesendete E-Mails anzeigen
  4. Klicken Sie auf Speichern oder Anwenden

Office-365-Einstellungen aktivieren

Schritt 2: Bei Office 365 anmelden

  1. Klicken Sie in der Symbolleiste von time cockpit auf Sign In (Anmeldeschaltfläche für Office 365)
  2. Das Office-365-Anmeldefenster öffnet sich (eventuell im Hintergrund – mit Alt+Tab finden Sie es)
  3. Geben Sie Ihre Office-365-E-Mail-Adresse ein
  4. Geben Sie Ihr Office-365-Passwort ein
  5. Bestätigen Sie die Berechtigungsanfrage:
    • time cockpit fordert Lesezugriff an auf:
      • Ihren Kalender
      • Ihre gesendeten E-Mails
    • Klicken Sie auf Akzeptieren bzw. Zulassen
  6. Nach erfolgreicher Anmeldung schließt sich das Anmeldefenster automatisch

Office-365-Anmeldung

Hinweis

Die OAuth-Anmeldung kann sich in einem Tab oder Fenster im Hintergrund öffnen. Wenn Sie die Anmeldeaufforderung nicht sofort sehen, prüfen Sie Ihre geöffneten Fenster (Alt+Tab unter Windows, Cmd+Tab auf dem Mac).

Schritt 3: Daten aktualisieren

  1. Klicken Sie in der Symbolleiste von time cockpit auf Aktualisieren
  2. Warten Sie, bis die Daten geladen sind (je nach Kalendergröße 10–30 Sekunden)
  3. Outlook-Termine und E-Mails erscheinen jetzt in Ihrem Kalender

Office-365-Daten geladen

Office-365-Daten in der Zeiterfassung nutzen

Termine im Kalender ansehen

Termine erscheinen im Kalender:

  • Sie werden neben den Zeitbuchungen angezeigt
  • In einem anderen Darstellungsstil (eventuell leicht transparent oder in einer anderen Farbe)
  • Mit Uhrzeit, Titel und Ort des Termins
  • Sie können in time cockpit nicht bearbeitet werden (schreibgeschützt)

Kalenderansichten:

  • Tagesansicht: Stundenplan mit Terminen
  • Wochenansicht: Überblick über die Besprechungen der Woche
  • Monatsansicht: Grober Überblick über die Verteilung der Termine

Termine in Zeitbuchungen umwandeln

So machen Sie aus einem Outlook-Termin eine verrechenbare Zeitbuchung:

Schnelle Umwandlung:

  1. Doppelklicken Sie im Kalender auf den Termin
  2. time cockpit legt eine neue Zeitbuchung an mit:
    • ✓ Beginnzeit (aus dem Termin)
    • ✓ Endzeit (aus dem Termin)
    • ✓ Beschreibung (aus dem Titel des Termins)
    • ✓ Ort (falls im Termin angegeben)
  3. Vervollständigen Sie den Eintrag, indem Sie Folgendes ergänzen:
    • Projekt/Tätigkeit (für die Verrechnung erforderlich)
    • Zusätzliche Notizen oder Details
    • Kennzeichnung als verrechenbar (falls zutreffend)
  4. Klicken Sie auf Speichern

Anwendungsfälle:

  • Kundenbesprechungen in verrechenbare Zeit umwandeln
  • Interne Besprechungen auf die richtigen Projekte buchen
  • Reisezeiten aus Kalenderterminen erfassen
  • Telefonkonferenzen und Webinare erfassen

Termin in Eintrag umwandeln

Gesendete E-Mails ansehen

Gesendete E-Mails erscheinen im Kalender:

  • Die Zeitleiste zeigt, wann E-Mails gesendet wurden
  • Der Betreff der E-Mail wird angezeigt
  • Hilft Ihnen zu rekonstruieren, woran Sie gearbeitet haben

E-Mail-Daten für die Zeiterfassung nutzen:

  • Anhaltspunkt: "Ich habe dem Kunden um 14 Uhr eine E-Mail geschickt, also habe ich von 13 bis 15 Uhr an seinem Projekt gearbeitet"
  • Aktivitätsindikator: Viele E-Mails in kurzer Zeit = aktive Arbeit an einem Thema
  • Kundenkommunikation: Bei manchen Kunden als verrechenbare Zeit erfassen
  • Nachträgliche Erfassung: Lücken füllen, indem Sie Ihre E-Mail-Aktivität durchsehen

Einträge aus E-Mails anlegen:

  1. Suchen Sie die gesendete E-Mail im Kalender (z. B. "Angebot an Acme Corp gesendet")
  2. Klicken Sie, um für diesen Zeitraum eine neue Zeitbuchung anzulegen
  3. Projekt: Acme Corp
  4. Beschreibung: "Projektangebot erstellt und versendet"
  5. Speichern

Sicherheit und Datenschutz

Angeforderte Berechtigungen

time cockpit fordert ausschließlich Lesezugriff an:

  • ✓ Kalendertermine lesen
  • ✓ Gesendete E-Mails lesen
  • ✗ Kann keine E-Mails in Ihrem Namen senden
  • ✗ Kann keine Termine ändern oder löschen
  • ✗ Kann nicht auf E-Mail-Inhalte zugreifen (nur auf Metadaten: Betreff, Zeitpunkt, Empfänger)

Datenspeicherung

  • Kalender- und E-Mail-Daten werden nicht auf den Servern von time cockpit gespeichert
  • Die Daten werden beim Aktualisieren bei Bedarf abgerufen
  • Nur die Zeitbuchungen, die Sie anlegen, werden in time cockpit gespeichert
  • Termine und E-Mails bleiben in Office 365

Zugriff widerrufen

So trennen Sie time cockpit von Office 365:

  1. Öffnen Sie die Office-365-Kontoeinstellungen
  2. Suchen Sie "Time Cockpit" in der Liste der verbundenen Apps
  3. Klicken Sie auf Entfernen bzw. Zugriff widerrufen
  4. Bestätigen Sie das Entfernen

time cockpit zeigt danach keine Termine und E-Mails mehr an.

Problembehebung

Termine werden nicht angezeigt

Problem: Office 365 ist aktiviert, aber es werden keine Termine angezeigt

Lösungen:

  1. Anmeldung prüfen: Prüfen Sie, ob Sie angemeldet sind (Office-365-Symbol bzw. -Status)
  2. Auf Aktualisieren klicken: Aktualisieren Sie manuell, um die neuesten Daten abzurufen
  3. Datumsbereich prüfen: Stellen Sie sicher, dass der Kalender Tage mit Terminen anzeigt
  4. Prüfen, ob der Kalender Termine enthält: Melden Sie sich bei Office 365 im Web an (outlook.office.com) und prüfen Sie, ob die Termine vorhanden sind
  5. Erneut authentifizieren: Melden Sie sich in time cockpit von Office 365 ab und wieder an

Anmeldefenster erscheint nicht

Problem: Sie haben auf "Sign In" geklickt, aber es erscheint kein Anmeldefenster

Lösungen:

  1. Fenster im Hintergrund prüfen: Drücken Sie Alt+Tab (Windows) oder Cmd+Tab (Mac), um das Pop-up zu finden
  2. Pop-up-Blocker des Browsers prüfen: Erlauben Sie Pop-ups für web.timecockpit.com
  3. Anderen Browser verwenden: Manche Browser blockieren OAuth-Pop-ups
  4. Browser-Cache leeren: Leeren Sie Cache und Cookies und versuchen Sie es erneut

E-Mails werden nicht angezeigt

Problem: Termine werden angezeigt, E-Mails aber nicht

Lösungen:

  1. Prüfen Sie, ob "Office 365 gesendete E-Mails anzeigen" aktiviert ist (in den Einstellungen)
  2. Datumsbereich prüfen: E-Mails werden nur für die angezeigten Tage dargestellt
  3. Prüfen, ob E-Mails gesendet wurden: Melden Sie sich bei Outlook im Web an und prüfen Sie, ob es in diesem Zeitraum gesendete E-Mails gibt
  4. Berechtigungsproblem: Authentifizieren Sie sich erneut bei Office 365, damit die Leseberechtigung für E-Mails erteilt wird

Leistung/Langsames Laden

Problem: Der Kalender lädt nach dem Aktivieren von Office 365 langsam

Lösungen:

  1. Großer Kalender: Bei Tausenden von Terminen dauert das erste Laden länger
  2. Netzwerkgeschwindigkeit: Langsames Internet = langsamer Abruf der Office-365-Daten
  3. Bei Bedarf deaktivieren: Schalten Sie die Office-365-Integration aus, wenn Sie sie gerade nicht benötigen
  4. Tagesansicht verwenden: Die Tagesansicht lädt weniger Daten als die Wochen- oder Monatsansicht

Vergleich: Office 365 und lokales Outlook

Funktion Office-365-Integration Lokales Outlook (nur Desktop)
Kalendersynchronisierung ✅ Ja (über die Office-365-Cloud) ⚠️ Eingeschränkt (nur Desktop-Client)
E-Mail-Synchronisierung ✅ Ja (gesendete E-Mails) ⚠️ Eingeschränkt
Authentifizierung OAuth (sicher, ohne Passwort) nicht zutreffend
Funktioniert im Web-Client ✅ Ja ❌ Nein (nur Desktop)
Funktioniert mobil ✅ Ja ❌ Nein
Abonnement erforderlich Ja (Office 365/M365) Nein (aber nur Desktop-Client)

Empfehlung: Verwenden Sie die Office-365-Integration für das beste Ergebnis, besonders wenn Sie den Web-Client oder mobile Geräte nutzen.

Verwandte Funktionen

Zeiterfassung

Weitere Integrationen

Mobil und Zugriff

Siehe auch

FAQs:

Ressourcen auf der Website:

Unterstützung zur Office-365-Integration erhalten Sie unter support@timecockpit.com oder in der Anwender-FAQ.